Genealogijos kartotekų sistemos

Puslapis 1

Genealogijos kartotekų sistemos

Segtuvų naudojimas savo kilmės lentelėms ir šeimos lapams yra pradžia, nors sukaupsite nemažai papildomo popieriaus. Norite paprastos sistemos, kurią būtų galima lengvai išplėsti vykstant paieškai. Sukurkite failų aplankų rinkinį. Naudokite standartinius 8½ colio x 11 colių arba legalaus dydžio 8,5 colio x 14 colių aplankus. Legalus dydis gali atrodyti labiausiai pageidaujamas, nes daugelis dokumentų fotokopijų bus legalaus dydžio. Tačiau legalaus dydžio dokumentų spintos yra platesnės nei standartinio dydžio. Šis pločio skirtumas gali būti didelis, jei galiausiai prireiks dviejų ar trijų dokumentų spintelių. Legalus dydis taip pat yra brangesnis. Gali būti geriausia laikytis standartinio dydžio ir tiesiog sulankstyti teisinius dokumentus, kuriuos reikia pateikti.

Dabar sukurkite dokumentų pateikimo sistemą – visus tuos laiškus, surašymų fotokopijas, dokumentus, biografijas ir t. t., kuriuos sistemingai rinkote. Apsvarstykite galimybę kurti failus pagal įvairias kategorijas:

geriausiai vertinami valgymo sutrikimų gydymo centrai
  • Pavardė
  • valstybė
  • Apygarda
  • Tema
  • Susirašinėjimas

Jei faile neturite pakankamai popieriaus, kad galėtumėte sukurti subfailus (parodyta toliau pateiktame paveikslėlyje), nedarykite. Generuokite naujus failus tik tada, kai to reikia.

Failų srautinė diagrama.Failų srautinė diagrama.

Kai pradėsite paiešką, nustatykite kiekvienos atsekamos pavardės šeimos failus. Į kiekvieną iš šių failų įterpkite raides, kurias rašote apie tą pavardę, ir visus rastus dokumentus su ta pavarde: aktą, santuokos įrašą, Biblijos įrašą. Viskas, kas susiję su ta šeima, bus įtraukta į tą šeimos bylą.

Jie vadino Tenesio namus… ir Šiaurės Karoliną… ir…

Jei įsigilinsite į vieną pavardę, pamatysite, kad vienos bylos neužteks visam popieriui tvarkyti. Tiesiog sukurti antrą šeimos bylą tai pačiai pavardei neužteks. Tada jums tektų ieškoti dviejų šeimos failų, kad rastumėte norimą įrašą, vėliau – trijuose ir keturiuose. Atsispirkite pagundai paleisti tą antrą failą; vietoj to sukurkite kai kuriuos specializuotus subfailus, pradedant būsenos failais.

Medžių patarimai

Apsvarstykite galimybę naudoti spalvotų failų etiketes arba spalvotus failų aplankus, kiekvienam šeimos pavadinimui, kiekvienam failo tipui ar net kiekvienai valstijai priskirti skirtingą spalvą. Galbūt visi Pensilvanijos failai būtų rožinės spalvos, o visi svarbūs įrašai būtų mėlyni ir pan.

Tarkime, kad dirbate su Martinais. Ši šeima tapo dėmesio centru. Didžioji jūsų energijos dalis yra skirta jiems. Kaip būdinga daugeliui ankstyvųjų šeimų, jie gyveno keliose valstijose, nepaisydami jūsų klaidingo įsitikinimo, kad jūsų protėviai nebuvo judrūs. Jūsų byla yra perpildyta Tenesio surašymų, Šiaurės Karolinos dokumentų ir mokesčių sąrašų bei daugybės dokumentų iš Virdžinijos. Dabar laikas nustatyti būsenos failus. Kiekvienai valstijai, kurioje turite 10 ar daugiau Martin šeimos elementų, sukurkite būsenos failą. Pažymėkite jį kaip Martin-Virginia Martin-Ohajo arba Martin-North Carolina. Taip pat sukurkite Martin-Miscellaneous State failą. Viskas, kas netelpa į pirmuosius tris, pateks į Įvairios būsenos failą. Kai sukaupsite pakankamai įrašų kitoje valstijoje, galbūt Pensilvanijoje, sukurkite kitą valstijos failą tokiu pavadinimu. (Tuo metu pašalinsite Pensilvanijos įrašus iš Įvairios valstijos failo ir įterpsite juos į naują Martin-Pennsylvania failą.)

Kurdami valstijos failus, nepažymėkite jų tik Virdžinija arba Ohajo. Vėliau gali tekti sukurti valstybės bylas kitos pavardės įrašams, ir tai bus painu. Visada etiketėje nurodykite pavardę, pvz., Martin-Virginia. Įsitikinkite, kad pirma yra pavardė, o po to - valstybė. Aplankai bus saugomi abėcėlės tvarka. Kad visi jūsų Martin failai būtų tinkamai pateikti kartu, failo pavadinimas turėtų prasidėti žodžiu Martin, o po to - vieno ar dviejų žodžių failo aprašymas.

kuri kultūra gyvena ilgiausiai

Apskrities bylos

Vykstant paieškai net būsenos failo gali nepakakti. Jei jis bus per pilnas, jis bus sunkus. Turite Martino Ohajo valstijos bylą, bet pastebėjote, kad jūsų šeima ilgą laiką gyveno Pikavėjaus grafystėje, Ohajo valstijoje. Jie paliko tiek daug įrašų Pikavėjaus apygardoje, kad užima pusę jūsų Martino-Ohajo bylos. Dabar pats laikas sukurti subfailą pavadinimu Martin-Ohajo-Pickaway County. Perkelkite visus Martin-Ohajo failo elementus, susijusius su Pikavėjaus apygarda, į šį naują failą. Dabar, kai norite išnagrinėti žemės dokumentą Pikavėjaus grafystėje arba patikrinti, ar turite toje apygardoje pateiktų nuosavybės dokumentų kopijas, iš karto žinote, kur ieškoti.

Atminkite, kad kuriant naują failą Pickaway apygardos, Ohajo valstijoje, Martino šeimos įrašams, jis bus pažymėtas kaip Martino-Ohajo-Pikavėjaus apygarda, kad būtų išsaugota abėcėlinė rinkmenų sistema, sujungianti visus Martino failus. Failai visada pirmiausia turėtų būti ženklinami plačiausia klasifikacija, o po to kiekviena iš temų poskyrių eilės tvarka. Jei suskirstote failus pagal 1. pavardę, 2. valstiją ir 3. apskritį, failo etiketė turėtų būti taip pažymėta.